「組織フォルダ」の整理　～大量の案件情報を整理～

フォルダ運用の実務においては、中小企業であれば「会社フォルダ」が出来上がり、大企業においては、その配下として「部署フォルダ」が出来上がり、通常、それが最小単位の「組織フォルダ」となります。

ここでは、その「組織フォルダ」の構成方式の一例を紹介します。

具体的には、「大量の案件情報」を適切に整理することを重視したフォルダ整理手法を紹介します。

中

全体像

こちらも、実際に具体的なイメージから入ってみましょう。

上図の通り、「01_調達部」フォルダを「管理資料」「案件資料」「一時資料」の3グループに分類（グルーピング）しました。

ここで「グルーピング」についてですが、これは本サイト「基礎編」にて解説したテクニックの一つです。「区分け専用のフォルダ」を配置させることで、「2つ分の階層を、無理やり1階層分に圧縮する」という効果と、「全体像を掴みやすいフォルダにする」という効果を実現させることができます（詳しくは下図と、「初級編」参照）。

そして、「管理資料グループ」「案件資料グループ」「一時資料グループ」とは、それぞれ以下の役割を担う形となりますが、以下、1つずつ解説していきます。

• 管理資料グループ
  常にずっと最新の状態にしておく必要のある、大事な大事な資料
• 案件資料グループ
  その時々に降ってくるお仕事系（←これがメイン！）
• 一時資料グループ
  とりあえず仮置きでどこかに一時的に置いておきたいもの

「管理資料」グループ

「管理資料」とは、言わば「常にずっと最新の状態にしておく必要のある、大事な大事な資料」というイメージです。具体的には、以下の類の資料となります。

• 「お堅い資料」の類
  ・契約書
  ・社規社則（内規）
  ・システムの利用マニュアル、説明書
• 「管理表／一覧表」の類（Excelで一覧化されているようなイメージのもの）
  ・顧客台帳
  ・緊急連絡先一覧表
  ・システムの利用者一覧表

この「管理資料」は、後述の「案件資料」との比較でその意義を感じることが出来ます。

「案件資料」グループ（いわゆる「案件フォルダ」）

「案件資料」とは、言わば「その時々に降ってくるお仕事。終わっては、また新しい仕事が舞い込み、それも終わっては、更にまた新しい仕事が舞い込み……」というイメージです。

具体例として、上図の中の「12_調達管理システムに関する案件」フォルダに着目してみましょう。その中身は以下のように作り上げるイメージです。

そして、案件フォルダ内は、以下のように、「今現在、生きている（まだ終わっていない）案件」と「もう既に終わった案件」とで2つに分類されていることが分かると思います。

「案件」というものは、いつか必ず「終わり」が来るものです。中には、数年かかる案件というものもありますが、いつか必ず終わりを迎えます。そういった「終わった案件」というものをそのままにしてしまうと、フォルダ内は沢山の案件フォルダで埋まってしまいます。そうなると、「ぐちゃぐちゃで汚いフォルダ」というものが簡単に出来上がってしまいます。

それを防止するために、「完了案件」というフォルダを作成し、終わった案件については、その案件フォルダをまるごと「旧フォルダ」内に移動させる、ということを実施するイメージです。

「案件」フォルダ内に「完了案件」フォルダを用意していないと、以下のような混乱を生みますので、これは絶対に必要なものと考えて良いでしょう。

一方で、今現在もまだ生き残っている案件（＝現在継続中の案件）は、これは明確に「今現在、まだ現役の案件です！」と強調しなければならず、「完了案件フォルダに入っていないこと」でそれを表すことが出来ます。

ここで、前述の「管理資料」と、この「案件資料」を比較してみましょう。

「管理資料」は、「ずっと生き残っていく資料（同じ資料が何度も何度も更新され、育っていくイメージ）」である一方、「案件資料」は、「既に終わった資料」と「今も生きているがいずれは終わる資料」です。前者は「固定的」で、後者は「流動的」というイメージが生まれてきますでしょうか？

「一時資料」グループ

「一時資料」とは、言わば「とりあえず仮置きで、どこかに一時的に置いておきたいもの」というイメージです。

既に解説した「管理資料」「案件資料」とは異なり、「とりあえずフォルダ内に格納しておきたいが、用が済んだら消しても良い」という資料を格納します。「とりあえず」「仮置き」という、なんとなく「適当さ」を感じられるものと捉えても良いでしょう。

例えば、周囲の社員に対し何かしらの資料を共有する際は、一般的には「社内メールへの添付や、コミュニケーションツール上で送付する」というものと思います。その中で、大容量の資料はメールに添付出来ないという場合などに、「フォルダ上に一時的に資料を格納し、それをダウンロードして取得してもらう」という工夫を実施することもあるかと思います。こういった場合、共有フォルダ上に一時的に格納したフォルダは、用が済んだら速やかに削除すべきです。

その類の「一時的な資料」というものは、「一時的なものであって、大切にずっと育てていくという類のものではない」という意味で、「管理資料」とは異なります。また、「案件資料」のように、「始まりと終わりという”期間”がある仕事」というものとも異なります。そのため、このように「一時資料」として専用のエリアを設けてみましょう。