一般的に、一定以上の規模の会社であれば、経理業務を担当する部門が存在すると思います。
いわゆる、
「法制度に基づき、適切な会計処理を実施し、財務諸表を作成する」
「会社のお金を管理する」
といった業務を所掌する部門となります。
ここでは、一定以上の規模の会社（企業グループ）のイメージ、特に「とある企業グループの親会社の経理部」というイメージで、この組織のフォルダを構築してみる事例を紹介します。
先に成果物イメージを紹介すると、最終的に下図のような形で「経理部フォルダ」を構築する形となります。
経理部フォルダ構築にあたっての基礎知識
ここで解説するフォルダ構築の手順は、主に本サイトの「中級編」の解説に従う形となります。
この「中級編」では、「経理部フォルダ」のような「組織フォルダ」の中身の構築術を紹介していますので、前提知識として宜しければ併せてご覧ください。
そして、付け加えておきますと、「初級編」で学習する、以下の一連の考え方も所々で活用する形となります。そのため必要に応じこちらもご覧ください。
- ステップ①：全体像のイメージ
- ステップ②：階層構造のイメージ
- ステップ③：イメージした全体像・階層構造を元に（機械的に）フォルダを作る
- ステップ④：「ナンバリング」のテクニックで、フォルダの並び順を整える
- ステップ⑤：「グルーピング」のテクニックで、フォルダの階層を整える
ステップ①：経理部フォルダを「業務ごと」に細分化する
最初のステップでは、経理部フォルダを「業務フォルダ」にまで細分化するということを実施します。
考え方のイメージは以下の通りです。
「組織フォルダを業務フォルダにまで細分化する」という考え方は、冒頭で解説した基礎知識の通り、本サイトの「中級編」で解説している内容です。
全体像・階層構造のイメージ
ここでは、便宜的に「経理部」の業務として、以下の5種類を考えてみたことにしましょう。
- 資金繰り
- 税務処理
- 月次決算
- グループ月次決算
- グループ四半期決算
上記の5種類への分類は、「業務」ごとに細分化したというよりは、「ジャンル」ごとに細分化したという方が正しいかもしれませんが、あまり細かいことを考える必要はありません。
この時、単純に5種類に細分化するというよりは、以下のような形で「階層構造」というものをイメージしていくと、後々キレイなフォルダに仕上がりますので、今回は以下のイメージで、
「会社単体の会計処理」
「グループ全体の会計処理」
という2つの「親となる概念」を加えた形で、5種類の業務に細分化することにしましょう。
イメージした全体像・階層構造を元にフォルダを作る
さて、先ほど作り上げた「全体像・階層構造」の図をベースに、 以下の通りに経理部のフォルダを構築してみましょう。
この時、「ナンバリング」の処理として、「01」「02」「03」……という形で各業務フォルダに順番付けをしており、これにより狙った通りの順にフォルダが並ぶ形となっています。
更に、「グルーピング」の処理により、
「00_■【単体】____________________________」
「10_■【グループ】_________________________」
という「区分け専用のフォルダ」を作ることで、「本来2つ分の階層を、無理やり1階層分に圧縮する」という効果と、「全体像を掴みやすいフォルダの実現」という効果を生み出しています。
「全体像・階層構造のイメージ」「ナンバリング」「グルーピング」という考え方は、冒頭で解説した基礎知識の通り、本サイトの「初級編」で解説している内容です。
ステップ②：「業務フォルダ」を「管理資料／案件資料／一時資料」という枠組みでグルーピングする
ここまでで、「経理部フォルダ」について、
「01_資金繰り」
「02_税務処理」
「03_月次決算」
「11_グループ月次決算」
「12_グループ四半期決算」
という5つの「業務フォルダ」への細分化を実施した出来た形です。
次に、各業務フォルダの中身を、「管理資料」「案件資料」「一時資料」の3つの枠組みにグルーピングしていきます。
この3つの枠組みへのグルーピングは、一つの様式美／パターンといったものです。必ずこれを守らなければならないということではありませんが、どのような業務フォルダであっても、この枠組みに揃えると、漏れのない、かつ管理がしやすい業務フォルダとなります。
- 管理資料グループ
常にずっと最新の状態にしておく必要のある、大事な大事な資料 - 案件資料グループ
その時々に降ってくるお仕事系 - 一時資料グループ
とりあえず仮置きでどこかに一時的に置いておきたいもの
下図は、別事例の図ではありますが、「管理資料」と「案件資料」の概念のイメージを図で示すものです。
さて話を戻して、ここでは例として「01_資金繰り」の業務フォルダに着目してみましょう。
「01_資金繰り」 フォルダの中身について、 「管理資料」「案件資料」「一時資料」へグルーピングをしてみた図が以下です。
このように「管理資料」「案件資料」「一時資料」へグルーピングさせることが、その業務フォルダ内で様々な資料を管理しやすくなる一つの様式美／パターンとなります。
※記載は割愛しますが、「01_資金繰り」フォルダに続き、残りの
「02_税務処理」
「03_月次決算」
「11_グループ月次決算」
「12_グループ四半期決算」
これら各フォルダについても、同様に対応します。
「業務フォルダを管理資料／案件資料／一時資料という枠組みでグルーピングする」という考え方は、冒頭で解説した基礎知識の通り、本サイトの「中級編」で解説している内容です。
まとめ
今回は、「経理部門のフォルダ整理」というテーマで、経理部の業務を大きく5種類に細分化した上でフォルダ構築する事例を紹介しました。参考にして頂ければと思います。
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