フォルダ整理を自分でやってみよう！

「フォルダ内がごちゃごちゃしている…」

「あの資料は、一体フォルダ内のどこにあるんだ…」

「フォルダを整理したいが、一体どこから手を付ければ…」

そんな悩みをお持ちではありませんか？

本サイトでは、そんな方々のために「キレイで使いやすいフォルダ」を「一から構築する方法」や、「迷宮化している使い辛いフォルダ」を「キレイに整理し直す方法」を体系的に解説しています。

※自分1人で使っている場合は、単に「フォルダ」ですが、会社組織の場合などで、社員同士で共有するようなフォルダのことは「共有フォルダ」を呼びます。本サイトでは、「フォルダ」「共有フォルダ」はほぼ同じ意味で使っておりますので、ご了承ください。

「キレイで使いやすいフォルダ」とは

本サイトでの学習により実現出来る「キレイで使いやすいフォルダ」とは、以下のようなものです。

「どこに何があるか？」を覚えなくて良い。都度忘れて良い。見れば分かる。
「欲しい資料はどこにあるか？」も、見れば分かる。すぐに辿り着ける。
「この資料はどこに格納すれば良いか？」も、見れば分かる。間違いなくここだ、と分かる。

本サイトの特徴

本サイトは、「キレイで使いやすいフォルダ」を実現させるための知識を学習するためのWEBサイトとして、大きく3つの特徴があります。

本サイトの特徴その①

小手先のテクニックを小出しに紹介するサイトではありません。フォルダの構築／整理の方法を「体系的」に紹介しています！
一度学んでしまえば、「自転車の乗り方」のように「スキル」として身に付きます。　

本サイトの特徴その②

実際に数多の企業で数多のフォルダを構築／整理してきた「フォルダ整理のプロ」が自信をもって解説しています！
管理人は「中小企業診断士」資格を保有しており、経営全般に関する観点を含めて解説しています。

本サイトの特徴その③

「体系的な学習」にあたり、イメージしやすいよう「中小企業のメーカー」を題材とし、具体例で解説しています！
その他、「事例集」として大企業の部署や、その他中小企業のフォルダ構築／整理の事例を用意しています。

フォルダの構築／整理における「体系的な学習」とは？

数多のサイトで、本サイトと同様の知識やテクニックが紹介されておりますが（例１：フォルダの階層構造は深くし過ぎないようにしよう）（例２：フォルダに番号をつけよう）本サイトで重要視しているのは、「小手先のテクニック」を小出しに紹介し、皆様に「なんとなく理解したつもりになってもらう」ことではありません（小手先のテクニックを寄せ集めて気に学んでほしい訳ではありません）。

「フォルダの構築／整理」に関する数あるテクニックは、「体系的に理解する必要がある（＝学習の順序がある）」というのが、管理人の提唱する考え方です。

上図の通り、「体系的学習」により「基礎となるスキル」を身に着けてから、その「スキル」を周りから補完させるようなイメージで「各種の知識やテクニック」を学んで頂くのが効果的です。

ステップ①：体系的学習（初級編→中級編→上級編）

まず「初級編」「中級編」にて、「キレイで使いやすいフォルダ」を「1から構築する方法」を解説しています。

初級編：一通りのフォルダ構築術

フォルダ（文書管理フォルダ）の一通りの構築術を解説します。小手先のテクニックの前に身に着けるべき「考え方」を解説から、最終的に「見た目＝使いやすさ」も実現させるフォルダ構築術まで解説します。

中級編：各組織フォルダの中身を構築する

「組織の末端に位置づけられる組織(〇〇部や、〇〇課)」のフォルダ（文書管理フォルダ）を構築するにあたっては、所定の枠組みに沿って構築することで、日々の業務を直接的に支える有意義なフォルダを実現させることが出来ます。

次に「上級編」にて、「既存のフォルダ」について、「キレイで使いやすいフォルダ」に構築し直す「整理し直す方法」を解説しています。

上級編：「今あるフォルダ」をキレイに整理し直す

フォルダ（文書管理フォルダ）内の構築術を元に、「今あるフォルダ（既存のフォルダ）」をキレイに構築し直す「整理術」を解説します。「整理」にあたっては、いくつかの段取りを踏まえて対処することで、整理作業に伴う事故を防止しつつ、フォルダの品質を向上させることが出来ます。

そもそもの、「キレイで使いやすいフォルダを構築する／整理し直す意義」については、以下リンク先で解説しています。

はじめに：「キレイなフォルダ」の重要性

フォルダ（文書管理フォルダ）の構築／整理に取り組む意義・効果（何のためにやるのか？）を解説しています。「コスト削減」「売上向上」「他人への思いやり」「自分自身のため」という内容となります。

ステップ②：各種知識・テクニックの補完（小ワザ・小ネタの学習）

体系的な学習を済ませた後に、以下リンク先にて整理している「各種の知識・テクニック」を学習し、体系的に学んだ知識を強化してください。

知識集

各種知識・テクニックを学び、本サイトでの体系的学習で得た知識・スキルを更に強化しましょう。

こんなことが出来るようになります！

まず「初級編」での学習により、例えば「とある中小企業のメーカー」を題材に、以下のようにキレイに整理されたフォルダを構築することが出来るようになります。

次に、「中級編」での学習により、上記のように出来上がった「各部署のフォルダ」「各課のフォルダ」について、以下のようにキレイに整理されたフォルダを構築することが出来るようになります。（下記は「01_調達部」フォルダの中身を構築した例）

そして最後に、「上級編」での学習により、既に存在する「ぐちゃぐちゃで汚いフォルダ」を「キレイに整理し直す」という対応が出来るようになります。

【案内】「フォルダの構築／整理」のコンサルティング

管理人は、おそらく日本で数少ない（唯一？）「フォルダ構築／整理コンサルタント」として活動しており、「フォルダ構築／整理のコンサルティング」というサービスを提供しております。

このWEBサイトの内容を、かいつまみながら、分かりやすく整理して直接教えてくれないかな…。
手っ取り早く、誰か代わりにフォルダ構築／整理をしてくれないかな…。

と少しでも思われた方は、是非下記のボタンをクリックしてください。

フォルダ構築／整理のコンサルティングサービスって？

早い話、「誰か得意な人に全部任せてしまうことが、手っ取り早いということもある」ということです。

【補足】「文書管理コンサル」との違い

似たような言葉で、「文書管理のコンサルティング」という言葉がありますが、管理人が提供する「フォルダ構築／整理のコンサルティング」とは若干意味が異なります。

一般的に、「文書管理のコンサルティング」とは、「フォルダを構築する」「フォルダを整理する」という話以前に、「電子ファイルではなく、紙資料の扱いもままなっていない」「オフィスが紙資料であふれている」といった、「紙資料をまずどうするか」という所から対象とするような広い意味として扱われることが多いと思います。

一方で、管理人が提供する「フォルダ構築／整理のコンサルティング」とは、上述の通り、「フォルダの構築／整理に特化している」という意味で差別化しております（ただし、付随的に「紙資料をどうするか」といった点についてもアドバイス可能）。

【参考】「文書管理システム（文書管理ツール）」の導入について

たくさんのソフトウェア会社が、「この文書管理システム（文書管理ツール）を導入すれば、整理もラクラクに！」と謳っていることがありますが、システム（ツール）を導入する「だけ」では無意味です（断言します）。

これは、システム（ツール）を導入しても、そのシステム（ツール）を扱う「人」が、「ぐちゃぐちゃな環境（＝フォルダ）」をそのシステム（ツール）内に作ってしまっては何も意味がない、という意味です。

結局のところ、「フォルダをキレイに構築／整理する方法」を学び、それを体現出来なければ、いくら高価なシステム（ツール）を導入しても意味がありませんし、言い換えると、高価なシステム（ツール）を導入しなくても、全く問題ありません。もちろん、「キレイな構築方法・整理方法を体現出来る方」が「高機能の文書管理システム（ツール）」を使えば、その相乗効果は絶大です。