フォルダ整理を自分でやってみよう！（「終わった案件」をきちんと整理していますか？）

「迷宮化したフォルダ」
「ぐっちゃぐちゃで何が入っているのかさっぱり分からない共有フォルダ」

こういったフォルダが出来上がってしまう要因というのはいくつかあるのですが、その中でも最も分かりやすいのが、大量の「案件フォルダ」が氾濫しているという状況に陥ることです。

案件フォルダが氾濫している状態

「迷宮化したフォルダ」
「ぐっちゃぐちゃで何が入っているのかさっぱり分からないフォルダ」
というのは、例えば以下のような共有フォルダです。

上記のフォルダが、どういった意味で「迷宮化している」「ぐっちゃぐちゃ」である（低品質である）と言えるのか、お分かりでしょうか？

その答えは、「もう既に終わった案件」「もう既に終わったと思われる案件」というものが、至るところに散らばっているということです。

つまり、「案件フォルダが氾濫している状態」ということです。

おそらく、各案件に携わった本人だけは、「この案件は、まだ生きている（終わっていない）」「この案件は、もう終わっている（用済み）」ということは、把握しているはずです。

しかし、各案件に携わった本人以外は、どの案件がまだ終わっていないか、終わっているかなど、そんなこと分かる訳がありません。

つまり、ほとんどの人から見れば、
「この案件フォルダの中に入っている資料は、大事なものなのだろうか…？」
「この案件フォルダの中に入っている資料は、いつ時点の資料となるのだろうか…？」
ということになり、混乱が発生するような状況と言えます。

また、管理者などの上席社員の立場に立つと、
「この部署の中で、今どのくらいの案件が存在するのか、よく分からない」
ということで、「管理者であるにも関わらず、実態把握が出来ない」という状況であるとも言えます。

このような「案件フォルダが氾濫している状態」にあるフォルダについては、手っ取り早く、以下の対応をするだけでも違いますので、紹介します。

もう既に完了済の案件フォルダを「完了案件」フォルダに移動させるという仕分け作業を行うだけで、以下の通り、「今現在生きている案件」だけが表面に残る形となりました。

これにより、「どの案件がまだ終わっていないのか、終わっているのか」といった点で混乱することはなくなります。

「案件フォルダ」については、本サイトの「中級編」にて、その扱い方や考え方を詳しく解説しています。

この「中級編」での解説内容をしっかりと学ぶことで、更に一歩先へ進む形で、以下のようにキレイに整理された環境を作り上げることが出来ます。（本サイトで最後に紹介したものよりも、「日付順」にキレイに並ばせているなどの違いが分かるかと思います）

また、本解説ページにて話題に挙げた「案件フォルダ」にだけ着目するのではなく、「管理資料と案件資料」という観点を持ち合わせると、更に使いやすいフォルダに近付きます。興味を持たれた方は、ぜひ上記「中級編」でご確認ください。