「テキストファイル（txt）」の活用

本サイトで紹介している「キレイなフォルダを実現させる」という対応は、「基礎編」で紹介しているような、「フォルダの構成や名称を工夫する」という作業だけではありません。

「テキストファイル」という、一見して全く関係なさそうなものをうまく活用するという形でキレイな共有フォルダを実現させる、という少々変わったアプローチが存在します。

そもそも、テキストファイルとは、上図のような「txt拡張子のファイル」のことです。卑近な表現をすれば、Windowsのパソコンで言う所の「メモ帳」プログラムで作成するファイルのことです。

改めて、「テキストファイルなんて、フォルダの話題と何の関係があるのか？」を思われそうですが、ここで紹介するテクニックは、テキストファイルの「タイトル」を工夫した上でフォルダ上に配置させるというものです。

具体的には、以下2種類の活用方法を紹介します。

1. 　フォルダ上のコミュニケーション手段とする
2. 　ショートカットファイルの代わりの役割を持たせる

フォルダ上のコミュニケーション手段とする

当然ですが、作成するテキストファイルの「タイトル」や「中身」は、作成者が自由に決めることです。

この「タイトル」を例えば以下のような形にします。

上記のように、テキストファイルの「タイトル」自体に「注意書き」や「伝言」といったことを直接的に記載するというなんとも強引なやり方で、「対象フォルダを見る人との、見えない所でのコミュニケーション」というものを実現させることが出来ます。

最も基本的な活用方法の一つとして、下図のように、格納先フォルダの「解説の役割を持たせる」という工夫を覚えて頂ければ良いかと思います。

このように、テキストファイルの「タイトル」自体を工夫することで、対象フォルダを見る人とのコミュニケーションを図ることが可能となります。

なお、ここでは、テキストファイルの「中身」はどうでも良いです。カラでも、中に何かを適当に記載しても構いません。

ショートカットファイルの代わりの役割を持たせる

テキストファイルに「ショートカットファイルの代わりの役割」というものを持たせることが出来ます。

これは、本質的には先ほど紹介した「解説の役割を持たせる」ということと、全く同じ話です。つまり、テキストファイルのタイトル自体に、解説文として「本来ショートカットファイルを置くことで伝えたかった内容」を直接的に記載するという工夫を施します。

ところで、本サイトでは「ショートカットファイルは活用し過ぎるべきではない」という別の解説ページを用意しています。

そちらの解説では、ショートカットファイルは壊れやすいが故に、「普段からショートカットファイルに頼り過ぎない共有フォルダ環境を作り上げるべき」と解説しています。その「頼らない方法」の一つとして、今回解説した「テキストファイルの活用」というものを紹介しています。

フォルダ整理はプロの力を借りましょう！

会社として管理しやすいフォルダを構築するには、

「様々なフォルダ構成のメリットデメリットを把握している人物」

「会社の事情や文化に応じたフォルダ構成を提案出来る人物」

「フォルダを構成（整理）していくにあたり、現実的な段取りや手順を把握し、それを実際に案内できる人物」

このような人物、即ちフォルダ整理のプロの力を借りることが重要となります。

本サイトで案内したテクニックを用いれば、表面的にはキレイなフォルダを構築することは可能です。ただしそれが会社として正しいフォルダ構成であるかは別の話です。自社に最適な構成に仕上げるには、組織や業務フローに合わせた「個別設計」が必要になります。

そして、フォルダ整理のプロの力を借りることで、「個別設計」を実現させ、結果、以下のようなフォルダを実現させることが出来ます。

1. 「どこに何があるか」が直感的に分かり、迷わない！
   
2. 　探したい資料に「10秒以内」に辿り着ける！
   
3. 　資料の「二重管理」や「古いバージョンの混在」といった問題を発生させない！

フォルダ整理の「正解」は会社ごとに違います。ベストな構成を短時間で作るには、外部の専門家と一緒に考えるのが一番早い方法です。もし、本気でフォルダ整理に取り掛かりたいとお考えの会社さまは、下記「フォルダ整理コンサルティング」をご検討ください。