「ショートカット」は活用すべきか？

皆さんは「ショートカット（ショートカットファイル）」を活用していますでしょうか？

ショートカットとは、所定のフォルダの場所に一瞬でジャンプできるという代物です。

これはとても便利なものですが、デメリットも多く、数々のフォルダの構築／整理に携わってきた管理人の感覚としては、ショートカットの活用はオススメしません。

正確には、「活用すべきではない」と言っている訳ではなく、

・ショートカットを活用し過ぎない／頼り過ぎない
・ショートカットの存在を前提にした共有フォルダ構成としない

ということです。

ショートカットのデメリット

「ショートカット」には、明確なデメリットがあります。それは、

ショートカット先となる対象フォルダの場所や、フォルダ自体の名称を変更するだけで、そのショートカットファイルはすぐに「壊れる」

というものです。

ショートカットが「壊れる」とは、ショートカットをクリックした際に以下のエラーポップアップが表示されることを指します。

改めて、ショートカットが「壊れる」時とは、

・対象フォルダの「場所」が変わった時
・対象フォルダの「名前」が変わった時

というのが主な原因です。フォルダの場所や名前を変更するという行為は、それなりに少なくはない行為であると考えられ、つまり、それなりに頻繁にショートカットは壊れると言えます。

「ショートカットが壊れる」というのは、ここでは「Windowsのエクスプローラ」を前提にしています。一部のIT企業が提供する文書管理システム（文書管理ツール）の中には、「場所を変える」「名前を変える」という動きくらいでショートカットが壊れない、というものも存在します。

さて、このようにショートカットには「壊れやすい」という明確なデメリットが存在しますが、そのデメリットのおかげで「頻繁にショートカットのメンテナンスを行う」というのは、少々時間の無駄です。

そこで、ここでは「普段からショートカットの存在に頼らない共有フォルダ」というものを実現させるというアプローチで、以下２種類の方法を紹介します。

下記の記事で解説している通り、テキストファイルに「ショートカットファイルの代わりの役割」というものを持たせる、というテクニックが存在します。

本サイトでの体系的学習により、「キレイなフォルダ」を作っておくことで、「最初からショートカットに頼る必要がないくらい整った共有フォルダ」を実現させるということです。

言い方を変えると、「ショートカットに頼る必要のない程、”どこに何があるかは誰でも分かるフォルダ”を構築しましょう」ということが、管理人が申し上げたいことです。

キレイなフォルダを実現させることが出来れば、ショートカットに頼る必要などありません。

会社として管理しやすいフォルダを構築するには、

「様々なフォルダ構成のメリットデメリットを把握している人物」

「会社の事情や文化に応じたフォルダ構成を提案出来る人物」

「フォルダを構成（整理）していくにあたり、現実的な段取りや手順を把握し、それを実際に案内できる人物」

このような人物、即ちフォルダ整理のプロの力を借りることが重要となります。

本サイトで案内したテクニックを用いれば、表面的にはキレイなフォルダを構築することは可能です。ただしそれが会社として正しいフォルダ構成であるかは別の話です。自社に最適な構成に仕上げるには、組織や業務フローに合わせた「個別設計」が必要になります。

そして、フォルダ整理のプロの力を借りることで、「個別設計」を実現させ、結果、以下のようなフォルダを実現させることが出来ます。

フォルダ整理の「正解」は会社ごとに違います。ベストな構成を短時間で作るには、外部の専門家と一緒に考えるのが一番早い方法です。もし、本気でフォルダ整理に取り掛かりたいとお考えの会社さまは、下記「フォルダ整理コンサルティング」をご検討ください。

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