「フォルダ階層を深くし過ぎてはならない」について

よく、様々なWEBサイト上で、

「フォルダの階層は、深くし過ぎてはいけない」

であったり、

「フォルダの階層は、目安として”3階層”くらいになるようにしましょう！」

というアドバイスがなされていることがありますが、現実的には

「いやいや、どうしても深く深くせざるを得ないよ……。」
「いやどうしても深くなっちゃうよ……。」
という状況に至ることも少なくないかと思います。

その点について、本解説ページにて、

「フォルダ階層なんて、深くなっても、別に問題ありませんよ」

という事実を解説します。

正確には、
「フォルダ階層が深くなってしまっても、キレイに”圧縮”するテクニックがあります」
というお話です。

深い階層であることのデメリットは一応把握しましょう

まず、誤解なきようお伝えしておきますが、フォルダの階層が深くなってしまっていることは、良いことか悪いことで言えば、あまり良いことではありません。

なぜなら、階フォルダ階層が深いことによって以下のデメリットが生まれるためです。

どうしても深い階層になってしまう……

しかし、上記のようなデメリットを肌で感じつつ、それでも「どうしても深い階層のフォルダになってしまう……」と悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。

その「どうしても深い階層のフォルダになってしまう……」というのが、「フォルダとして扱っている話題（組織、案件など）の規模が大きすぎるからどうしても深い階層になってしまう」なのか、「フォルダを作っている人のセンス？の問題でどうしても深い階層になってしまう」なのか、いずれかであっても、とにかく「どうしても深い階層になってしまうんです……」という話だと思います。

つまり、「とにかく深い階層になってしまうんです」という状況に対して、「深い階層にすることは宜しくありません」で終わらせるのではなく、「深い階層になったとしてもなんとかする」という発想で対応策を考えていくことが、現実的／建設的であると考えられます。

ポイントなのは、「なんとかなる」ではなく「なんとかする」です。

深い階層を無理やり圧縮するテクニック「グルーピング」

ここで、本サイト「初級編」で紹介した「グルーピング」というテクニックを改めて紹介します。

このテクニックは、「2つ分の階層を、1階層分に圧縮する」という効果を持つものです。

これを駆使することで、「構築したフォルダが深い階層になったとしても、グルーピングによる圧縮で、（半ば無理やり）階層を浅くすることが出来た！」という対処が可能となります。

具体例ですが、　「グルーピング」の具体例を見てみましょう。

「グルーピング」とは、上記例でいうところの

という、「区分けをするためだけのフォルダ」を活用することで、「視覚的に（半ば無理やりに）グループを作る」いうテクニックです。

これにより、本来、「各本部のフォルダ」⇒「その中に各部署のフォルダ」という、2つの階層となってしまうものを、無理やり、1つの階層に圧縮することが出来た訳です。

上記の通り、「グルーピング」により、「深い階層になってしまったとしても、”グルーピングによる圧縮”をするので、問題なし」ということを実現させていることがお分かりになりますでしょうか？

また、グルーピングをしているとしてないのでは、「2つ分の階層を、1階層分に圧縮する」という効果に留まらず、下図の通り、「全体像を掴みやすいフォルダ」というものを実現させることになります。

「深い階層」問題を解決すれば、それで終わり？

ここまでの解説で、「フォルダの階層を圧縮するテクニック」を紹介しました。

しかし、これはあくまで「小手先のテクニック」の1つでしかなく、このテクニックを駆使しただけでは「どこに何があるかがすぐに分かるフォルダ」を実現させることにはなりません。

例えば、今回は「組織構成に従ったフォルダ構成」を題材にさせて頂き、「グルーピング」のテクニックを紹介しました。しかし、そもそもこのフォルダ構成には、いくつか問題点が存在します。

部署をまたぐ資料の管理がし辛い

各部署は、基本的には独立した仕事をすることとなりますが、全ての仕事はそうではなく、部署間で連携しながら行う仕事も多く存在するはずです。

上記のフォルダ構成では、そのような「部署をまたぐ仕事」のファイル管理がし辛いという欠点があります。

顧客ごとの管理がし辛い

前述の「部署をまたぐ資料の管理がし辛い」という話題の延長線上の話となりますが、各「顧客」に関しての資料が一元的に集まらず、各部署フォルダに散在する結果になりやすいです。

こうなると、いわゆる「顧客管理」が出来ていない状態となり、顧客に対して何らかの手間をかける結果になったり、顧客への提案やサービス提供にて遅れを取るといった結果も起こり得ます。

つまり、この「組織構造に基づいたフォルダ構成」というものは、あくまで「自社のため」という発想が強く、「顧客のため」という発想が不足する結果となります。（自社のフォルダの話だからと言って、それが「顧客は関係ない」という、ということではない）

「ウチの部署以外のことは知りません」というセクショナリズムを生むフォルダ構成

部署ごとにフォルダが分かれる形となると、一般的な社員の心理として、「自分達の領域はここ」という発想になりやすく、それは「自分達が管轄する仕事以外は自分には関係ない」という、いわゆるセクショナリズムという閉鎖的な文化を作りやすくなります。

そうなると、普段から会社全体の視点で仕事をする社員が少なくなり、会社としての経営体制は弱くなります。

単なる「組織構成に従ったフォルダ」では足りない

結局のところ、単に「組織構成に従ったフォルダ」では、会社の業務を支えてくれるとは言えません。

かといって、安易に「組織構成を無視したフォルダ構成」にするというのも、それはそれで別の弊害を生むことは容易に想像出来ます。

目指すべきは、

「組織構成に従ったフォルダ構成だが、上記の問題点をカバーするフォルダ構成」

もしくは

「上記の問題点をカバーしつつ、会社の文化や組織体制を考慮したフォルダ構成」

といったものを目指す必要があります。

フォルダ整理はプロの力を借りましょう！

上記の問題点を解決させつつ、会社として管理しやすいフォルダを構築するには、

「様々なフォルダ構成のメリットデメリットを把握している人物」

「会社の事情や文化に応じたフォルダ構成を提案出来る人物」

「フォルダを構成（整理）していくにあたり、現実的な段取りや手順を把握し、それを実際に案内できる人物」

このような人物、即ちフォルダ整理のプロの力を借りることが重要となります。

この「基礎編」で案内したテクニックを用いれば、表面的にはキレイなフォルダを構築することは可能です。ただしそれが会社として正しいフォルダ構成であるかは別の話です。自社に最適な構成に仕上げるには、組織や業務フローに合わせた「個別設計」が必要になります。

そして、フォルダ整理のプロの力を借りることで、「個別設計」を実現させ、結果、以下のようなフォルダを実現させることが出来ます。

1. 「どこに何があるか」が直感的に分かり、迷わない！
   
2. 　探したい資料に「10秒以内」に辿り着ける！
   
3. 　資料の「二重管理」や「古いバージョンの混在」といった問題を発生させない！

フォルダ整理の「正解」は会社ごとに違います。ベストな構成を短時間で作るには、外部の専門家と一緒に考えるのが一番早い方法です。もし、本気でフォルダ整理に取り掛かりたいとお考えの会社さまは、下記「フォルダ整理コンサルティング」をご検討ください。