フォルダ整理（基礎編）：フォルダ整理の基礎テクニック

本サイトは、「キレイで使いやすいフォルダ」の構築／整理方法を体系的に解説しているサイトです。

「キレイで使いやすいフォルダ」とは、以下のようなものです。

「どこに何があるか？」を覚えなくて良い。都度忘れて良い。見れば分かる。
「欲しい資料はどこにあるか？」も、見れば分かる。すぐに辿り着ける。
「この資料はどこに格納すれば良いか？」も、見れば分かる。間違いなくここだ、と分かる。

ここでは、「基礎編」として、「フォルダ整理の基礎テクニック」を解説します。

「基礎編」の学習内容と成果物イメージ

ここでは、とある「中小企業のメーカー」をイメージし、その共有フォルダを一から構築してみることを通じて、フォルダ整理の基礎テクニックを解説します。

具体的には、以下のように段階を踏んでいく形で「キレイなフォルダ」を生み出すスキルを身に着けることが出来ます。

【注】フォルダ構築の題材として「組織ごとのフォルダ」を取り上げていますが、
実際の現場では「組織ごとのフォルダ構成」で作ることで様々な弊害が発生します。
（詳しくはこちら）

ここで学ぶ考え方は、あくまで「フォルダを作りにあたっての基礎的な考え方」
であるとイメージしてください。

「自社に合ったフォルダ整理をしたい！」とお考えならこちら

ステップ①：全体像のイメージ

さて、まずやることは「全体像のイメージ」です。

ここでは、とある「中小企業メーカー」のフォルダ構築をするというストーリーで解説していく訳ですが、まずやることは「全体像のイメージ」です。

ここでは、上記のように、組織の構造に基づいて会社を「9つの部署」で分類してみることにしてみます。

ステップ②：階層構造のイメージ

「全体像のイメージ」の次は、「階層構造のイメージ」のステップに移行します。

先ほど、あなたはを会社を「9つの部署」に分類して考えることにしました。しかし、一般的に「部署」というものは、更に「課」や「チーム」といった区分で分類がなされます。

この会社の例でも、一部の部署はいくつかの「課」で構成されるという前提としてみます。

「②：製造部」について着目すると……

この部署は、以下の通りに分類出来る。
「A：技術課」

「B：関東工場」

「C：関西工場」

「③：生産管理部」について着目すると……

この部署は、以下の通りに分類出来る。
「A：生産計画課」

「B：品質管理課」

「⑥：営業部」について着目すると……

この部署は、以下の通りに分類出来る。
「A：第一営業課」

「B：第二営業課」

「C：第三営業課」

上記の通り、「②：製造部」「③：生産管理部」「⑥：営業部」の3つの部署については、「課」として細かく分類出来るという想定にしてみました。

さて、この「階層構造のイメージ」のステップにて考えることは、この「一部の部署が、更に細かく部類される」ということをイメージすることです。こちらも、「イメージ」だけでなく「図」で表現することが望ましいでしょう。

具体的には、以下のような形で図で表現することが出来ました。段々と詳細化されてきていることが分かりますね。

なお、ここでは「階層構造」を「下の階層に細かく分類を作る」という形でイメージしましたが、「上の階層に大きく分類を作る」ということも考えることが出来ます。少々イメージし辛いかもしれませんんので、まずは以下のようにイメージ図からご覧頂きましょう。

上記の図では、この会社は9つの「部署」で構成されている前提としましたが、部署よりも上位に「本部」という組織区分があると前提を立ててみた形です。

という訳で、この「階層構造のイメージ」のステップでは、上記のように「部署」という分類に対して、更に「本部」と「課」という分類を加える形としてみます。

ステップ③：全体像＆階層構造を元にフォルダを作る

さて、ここまで「全体像のイメージ」「階層構造のイメージ」と2つのステップを経て、「会社　⇒　本部　⇒　部署　⇒　課」と、4階層にまで分類してみた形です。

そこまで出来たら、次は「全体像＆階層構造を元にフォルダを作る」のステップということで、実際にフォルダを作ってみましょう。

上記のように、まずは「全体像のイメージ」「階層構造のイメージ」で描いた図を元に、まずは機械的にフォルダを作るということを行います。ここで出来上がったものが、「全体の骨組み／軸」となるイメージです。

ここまでの時点で、実はそれなりに及第点のフォルダが出来上がっています。更に別な言い方をすると、世に存在するフォルダは、いくらぐちゃぐちゃで汚いフォルダが多いとは言え、「さすがにこのくらいのレベルのものはありますよ」ということで、案外このレベルのものは見かけたりします。

しかし、ここまでの時点でのフォルダでも、実は問題点が潜んでいます。

例えば、出来上がったフォルダをよく見てみると、「並び順」が、当初描いた絵と違っていることにお気づきでしょうか？

実際に、「本部」の階層（＝第2階層）に着目すると、
「製造本部」
「営業本部」
「管理本部」
という並び順になってほしかったはずが、
「営業本部」
「管理本部」
「製造本部」
という並び順になってしまっています。

この「フォルダの並び順が変だ」という問題について、次回のステップにて解決させることとなります。

ステップ④：「ナンバリング」でフォルダ並び順を整える

さて、前回のステップの最後で触れた「フォルダの並び順が変だ」という問題について対処するにあたり、このステップにて、「ナンバリング」というテクニックを駆使して問題を解決させます。

そもそも、なぜ、「並び順」が思った通りにならないかというと、これは、皆さんご存じ「Windows」や「Mac」というパソコン内で動く「OS」という基本プログラムの働きにより、このように勝手に順番が決まるものとなっています。例えば、適当な名称のフォルダをいくつか作成すると、勝手に「あいうえお順」「漢字・かな・カナが混ざっている場合は、かな、から」といった形で並び替えがなされるというものです。

この「勝手に並び替えされる機能」を上手に利用する形で、狙った通りの並び順にするのが「ナンバリング」のテクニックです。

「ナンバリング」とは、読んで字のごとく「フォルダに”番号”を付ける」ということですが、早速、具体例をご覧ください。

ご覧の通り、「01_」「02_」「03_」……といった「番号」を付けることで、勝手に並び順が整理（＝ソート）される訳です。これが、「ナンバリング」です。これにより、「狙った通りの並びにする」ということを実現できます。

厳密なことを言えば、上記の事例は「Windows」における「エクスプローラ」と呼ばれるフォルダ機能を活用しているために上記のような順番になるというだけで、例えば専用の「文書管理システム」と呼ばれるシステム製品を導入している場合、そのシステム上では異なる形で並び替えされることもあります。しかし、多くの文書管理システム製品では、上記のように「番号」をつけると、その番号に従い並び替えがなされます。