「終わった案件」をきちんと整理していますか？

「迷宮化したフォルダ」
「ぐっちゃぐちゃで何が入っているのかさっぱり分からない共有フォルダ」

こういったフォルダが出来上がってしまう要因というのはいくつかあるのですが、その中でも最も分かりやすいのが、大量の「案件フォルダ」が氾濫しているという状況に陥ることです。

案件フォルダが氾濫している状態

「迷宮化したフォルダ」
「ぐっちゃぐちゃで何が入っているのかさっぱり分からないフォルダ」
というのは、例えば以下のような共有フォルダです。

上記のフォルダが、どういった意味で「迷宮化している」「ぐっちゃぐちゃ」である（低品質である）と言えるのか、お分かりでしょうか？

その答えは、「もう既に終わった案件」「もう既に終わったと思われる案件」というものが、至るところに散らばっているということです。

つまり、「案件フォルダが氾濫している状態」ということです。

おそらく、各案件に携わった本人だけは、「この案件は、まだ生きている（終わっていない）」「この案件は、もう終わっている（用済み）」ということは、把握しているはずです。

しかし、各案件に携わった本人以外は、どの案件がまだ終わっていないか、終わっているかなど、そんなこと分かる訳がありません。

つまり、ほとんどの人から見れば、
「この案件フォルダの中に入っている資料は、大事なものなのだろうか…？」
「この案件フォルダの中に入っている資料は、いつ時点の資料となるのだろうか…？」
ということになり、混乱が発生するような状況と言えます。

また、管理者などの上席社員の立場に立つと、
「この部署の中で、今どのくらいの案件が存在するのか、よく分からない」
ということで、「管理者であるにも関わらず、実態把握が出来ない」という状況であるとも言えます。

このような「案件フォルダが氾濫している状態」にあるフォルダについては、手っ取り早く、以下の対応をするだけでも違いますので、紹介します。

もう既に完了済の案件フォルダを「完了案件」フォルダに移動させるという仕分け作業を行うだけで、以下の通り、「今現在生きている案件」だけが表面に残る形となりました。

これにより、「どの案件がまだ終わっていないのか、終わっているのか」といった点で混乱することはなくなります。

会社として管理しやすいフォルダを構築するには、

「様々なフォルダ構成のメリットデメリットを把握している人物」

「会社の事情や文化に応じたフォルダ構成を提案出来る人物」

「フォルダを構成（整理）していくにあたり、現実的な段取りや手順を把握し、それを実際に案内できる人物」

このような人物、即ちフォルダ整理のプロの力を借りることが重要となります。

本サイトで案内したテクニックを用いれば、表面的にはキレイなフォルダを構築することは可能です。ただしそれが会社として正しいフォルダ構成であるかは別の話です。自社に最適な構成に仕上げるには、組織や業務フローに合わせた「個別設計」が必要になります。

そして、フォルダ整理のプロの力を借りることで、「個別設計」を実現させ、結果、以下のようなフォルダを実現させることが出来ます。

フォルダ整理の「正解」は会社ごとに違います。ベストな構成を短時間で作るには、外部の専門家と一緒に考えるのが一番早い方法です。もし、本気でフォルダ整理に取り掛かりたいとお考えの会社さまは、下記「フォルダ整理コンサルティング」をご検討ください。

📁実践型の「フォルダ整理集合研修」もどうぞ

当事業所では、「一人一人の社員の皆さまに、フォルダ整理スキルを伝授する」
というスタイルで実施する「実践型　フォルダ整理集合研修」という、
研修サービスも提供しております。

「フォルダ整理コンサルティング」により、プロにより直接フォルダを整理するだけでなく、
フォルダ整理のスキル移転という形で、中長期目線の組織体制強化を併せてご検討くださいませ。