フォルダ整理（実践編）：「ぐちゃぐちゃフォルダ」を整理する実務テクニック

本サイトは、「キレイで使いやすいフォルダ」の構築／整理方法を体系的に解説しているサイトです。

「キレイで使いやすいフォルダ」とは、以下のようなものです。

• 「どこに何があるか？」を覚えなくて良い。都度忘れて良い。見れば分かる。
• 「欲しい資料はどこにあるか？」も、見れば分かる。すぐに辿り着ける。
• 「この資料はどこに格納すれば良いか？」も、見れば分かる。間違いなくここだ、と分かる。

ここでは、「実践編」として、「ぐちゃぐちゃフォルダを整理する」方法を学習します。

【注】初めてこのWEBサイトをご覧になったという方は、
まずはこちらから「フォルダ整理術の基礎テクニック」を是非ご覧ください。

「基礎編」では、以下のように「組織構造に沿ったフォルダ構成を作る」ということを通じて、フォルダ整理の基礎テクニックを学習することが出来ます。

「実践編」の学習内容と成果物イメージ

「基礎編」では、 題材として「とある中小企業メーカーのフォルダ構築」という例を元に、「フォルダ構築の基礎テクニック」を解説しました。

しかし、実際にフォルダ整理に取り掛かるにあたっては、「一からフォルダを構築する」という場面よりは、「もう既に、ぐちゃぐちゃのフォルダが会社内に存在していて、それを整理する」という場面の方が、実務上はるかに多いはずです。

そして、「一からフォルダを構築する」と「既にあるフォルダに手を加える」は、かなり毛色の異なる対応です。

細かい注意点を意識しながら進めないと、痛い目にあってしまいます。

そこで、ここ「実践編」では、「ぐちゃぐちゃフォルダ整理術」について、学習します。

ただし実際には、「ぐちゃぐちゃフォルダの整理」は甘くない！

しかし、いきなり話の腰を折るようで恐縮ですが……

実際の現場では、「ぐちゃぐちゃのフォルダを整理する」ということは、そんなに甘くありません。

なぜなら、会社には「分化」「事情」「歴史」といったものが存在し、それを無視した行動をとることは、100%失敗に至るからです。経営者が、

「正しいフォルダ構成を考えたから、それに変更するぞ！」

という号令をかけても、それでうまくいくことはありません。理屈上はキレイで使いやすいフォルダであっても、必ず誰かの反発を招き、現場で理解されず、本来使いやすいフォルダなのに「使いにくいフォルダ」として扱われることもあります。

そのため、今回行う解説は、あくまで「フォルダ整理の1つの進め方」でしかなく、このやり方を適用させることで成功することもあれば、逆に、現場の反発や混乱を招き、フォルダ整理プロジェクトとして失敗に至る可能性もあります。

ぐちゃぐちゃフォルダ整理手法の1つ「100点満点方式」の紹介

というわけで今回は、数あるフォルダ整理手法のうちの1つを紹介します。

今回紹介する手順のイメージは、「少しずつ整理する」ではなく、「事前に対応内容を固めてしまい、一気にやりきる」というものです。

これは、「理屈上は、100点満点のフォルダ構成に整理し直すことが出来る」という手法です。

ただし前述の通り、このやり方が全ての会社にそっくりそのままマッチするということはほとんどありません。あくまで、「1つの考え方」として、そのエッセンスだけをうまく把握するようにしてください。

ステップ①：「新フォルダ案」を、別の場所に作る

続いて、本サイトで紹介した、 「基礎編」で学んだテクニックを駆使しながら、新しいフォルダ案を作成してしまいます。

この時、「既存のフォルダ」を直接いじるのではなく、一旦別の場所（別のフォルダ）を作って、その中で「新しいフォルダ案」を構築するということがポイントです。

このように「別の場所（フォルダ）」上での作業とせず、既存のフォルダを直接メンテナンスするような形で作業を行うと、ふとした瞬間に誤った作業をしてしまった時などに、元に戻せないなどという事故を引き起こす可能性があります。

あまり大したフォルダではない時などは直接メンテナンスをかけても問題ありませんが、慣れないうちは上記のように「別の場所（フォルダ）」で作業を実施するのが良いでしょう。

ステップ②：「新旧対応表」を作成する

続いて、「現在のフォルダ」上の各フォルダを、「新しいフォルダ」内のどこに引っ越しさせるか？といった情報を整理した「新旧対応表」を作成します。（ExcelやGoogleスプレッドシートで問題なし）

こういった対応表を作成する目的は、「作業を機械的に行う体制」を作るためです。機械的に行う形にしないと、人間というものはどんなに気を付けてもミスをしたり漏れを発生させます。

ステップ③：新旧対応表に従い、中身の「引っ越し」作業を実施する

前段のステップにて作成したExcel「新旧対応表」に従い、「機械的」にフォルダ引っ越し作業を実施します。

この時、「何かしらのミスや不手際があったらどうしよう…」という保険をかけるために、文字通りの「フォルダの引っ越し＝移動」ではなく、「フォルダのコピー」とすることをオススメします。コピーとする場合、今現在の共有フォルダの資料は「バックアップ」としてそのまま保管するのも良いですが、原則としては、後々に「丸ごと削除」とします。

この手法の難しさ（非現実性）と、対応策

今回案内した手法には、いくつかの課題が存在します。

まず、いきなり「事前に対応内容を固める」というのは、実際のところはなかなかイメージがし辛く難しいものです。フォルダの中身次第（量次第、複雑さ次第）では、それを考えるだけで一苦労です。

また、「新旧対応表を作る」という点も、同じくフォルダの規模が大きく複雑であるほど、それ自体作成することが非常に手間かつ困難です。体制の整った大規模企業であるほど、こういった「作業の証跡」を残すことは重要とされますが、それでも「とてもじゃないが新旧対応表を作っていられない」ということもあり得ます。

そして、ほぼほぼ「トップダウン」で進めるアプローチということもあり、ここまで慎重に丁寧に進めたとしても現場からの反発や混乱を招く可能性もあります。

フォルダ整理はプロの力を借りましょう！

以上、今回案内した「事前に対応内容を固めてしまい、一気にやりきる」という手法は、あくまで「考え方の1つ」として、そのエッセンスだけを取り入れる形とし、実際のフォルダ整理についてはその会社の事情や考え方などに合わせて、個別にフォルダ整理手順をカスタマイズして実施する必要があります。

そこで、実際には「フォルダ整理のプロフェッショナル」を交えて進めることが正解となります。具体的には、

「様々なフォルダ構成のメリットデメリットを把握している人物」

「会社の事情や文化に応じたフォルダ構成を提案出来る人物」

「フォルダを構成（整理）していくにあたり、現実的な段取りや手順を把握し、それを実際に案内できる人物」

このような人物です。

そのようなフォルダ整理のプロの力を借りることで、「個別設計」を実現させ、結果、以下のようなフォルダを実現させることが出来ます。

1. 「どこに何があるか」が直感的に分かり、迷わない！
   
2. 　探したい資料に「10秒以内」に辿り着ける！
   
3. 　資料の「二重管理」や「古いバージョンの混在」といった問題を発生させない！

フォルダ整理の「正解」は会社ごとに違います。ベストな構成を短時間で作るには、外部の専門家と一緒に考えるのが一番早い方法です。もし、本気でフォルダ整理に取り掛かりたいとお考えの会社さまは、下記「フォルダ整理コンサルティング」をご検討ください。