「その他」フォルダは、全ての元凶です。

よく「その他」という名前のフォルダを見ることはないでしょうか？これは多くの方が無意識に作成してしまうフォルダかと思います。

こういったフォルダは、その名の通り、「ここには何を格納しても良い！」という扱いをされることがほとんどです。

しかし、結論から申し上げると、「その他」フォルダは原則として作るべきではありません。

少々強めの物言いになってしまうかもしれませんが、管理人の考えとしては、フォルダ内に「その他」フォルダを作ることは、「フォルダの整理・管理を放棄している」と同義だと思っています。そのくらい、「その他」フォルダは存在自体が悪だと認識しています。

まず、前述の通り、フォルダの名称が「その他」という時点で、これを見た人にとっては無意識に「何を入れても良いんだ！」という発想になります。それ即ち「中身はぐちゃぐちゃ（適当）になりやすい」ということとなります。タイトル画像の通り、事実上の「ゴミ置き場」になってしまいやすいのです。

例えば、以下のような状況が発生する可能性が高くなります。

上記のような適当な人なんて本当にいるのか？と思われるかもしれませんが、「よく分からないから、なんかもう適当にやってしまえ」という思考回路の方は、案外存在します。「性善説」「性悪説」という考え方がありますが、管理人の経験上、なぜかほとんどの方が、フォルダ運用という世界においては「性悪説」、つまり「適当に考えがち」です。

そして、面白いことに、上図の続きとして、以下のような笑えない状況が発生します。

この場合、時間をかけて資料の格納場所がフォルダ内で探し当てることが出来れば良いですが、探し当てることが出来なかった場合、資料を作成した時間が丸ごと無駄になります。その資料が業務上の重要書類であった場合は、目も当てられなくなります。

つまり、「その他」フォルダの存在は、「資料を探すことが困難になる」という悪影響を生むだけでは済まされない可能性がある、まさに地雷ということです。

対象のフォルダを扱う人が自分だけで、かつ自分自身でどこに何があるかを完璧に把握できる場合に限り「その他」フォルダの活用は問題ないとは思います。しかし、原則論として「その他フォルダは作るべきではない」ということだけを覚えている方がスムーズです。

フォルダ整理はプロの力を借りましょう！

会社として管理しやすいフォルダを構築するには、

「様々なフォルダ構成のメリットデメリットを把握している人物」

「会社の事情や文化に応じたフォルダ構成を提案出来る人物」

「フォルダを構成（整理）していくにあたり、現実的な段取りや手順を把握し、それを実際に案内できる人物」

このような人物、即ちフォルダ整理のプロの力を借りることが重要となります。

本サイトで案内したテクニックを用いれば、表面的にはキレイなフォルダを構築することは可能です。ただしそれが会社として正しいフォルダ構成であるかは別の話です。自社に最適な構成に仕上げるには、組織や業務フローに合わせた「個別設計」が必要になります。

そして、フォルダ整理のプロの力を借りることで、「個別設計」を実現させ、結果、以下のようなフォルダを実現させることが出来ます。

1. 「どこに何があるか」が直感的に分かり、迷わない！
   
2. 　探したい資料に「10秒以内」に辿り着ける！
   
3. 　資料の「二重管理」や「古いバージョンの混在」といった問題を発生させない！

フォルダ整理の「正解」は会社ごとに違います。ベストな構成を短時間で作るには、外部の専門家と一緒に考えるのが一番早い方法です。もし、本気でフォルダ整理に取り掛かりたいとお考えの会社さまは、下記「フォルダ整理コンサルティング」をご検討ください。